第一章  总  则

第一条 为加强会计电算化工作，规范财务的会计电算化业务，根据《会计法》和《会计电算化管理办法》的有关规定，结合北京翰潮慈善基金会（以下简称“基金会”）实际情况，制定本办法。

第二章 岗位责任制管理

第二条 根据会计电算化的要求，设置电算会计主管和系统管理员岗位。

第三条 电算会计主管由会计或兼职会计担任，负责协调和管理会计电算化工作。

第四条 系统管理员由出纳或兼职出纳担任，负责会计系统和财务日常管理工作。

第三章 会计电算化管理

第五条 条件管理

（一）会计电算化应配备相应的计算机设备，由专人负责保管。

（二）会计信息系统所用的计算机设备必须配备不间断电源，以保其系统正常运行，保障会计数据的安全。

第六条 软件管理

（一）选择的财务软件应符合财政部《会计核算软件基本功能规范》，并且能满足会计电算化的实际工作需要；

（二）财务软件应在软件开发商的协助下安装、调试，直至正常运行；

（三）电算会计主管应对软件进行正常维护，包括对程序、数据、编码的保护，以保证系统的正常工作，并做好维护记录备查；其他任何人未经允许，不得对软件数据进行修改、删除；

（四）会计软件运行发生错误，电算会计主管应立即检查处理，如无法处理，需及时与软件开发商联系，查明原因，解决故障。

第七条 操作人员管理

（一）系统管理员必须经过授权认可后方能操作软件，其他人员未经允许不得操作；

（二）系统管理员应按密码和操作权限操作；

（三）任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和数据库文件结构；不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏程序、数据文件、账册、软盘等；

（四）各岗位工作人员在操作使用计算机过程中，如遇异常情况，要及时联系软件开发商进行解决，不得擅自自行处理。

第八条 档案管理

（一）电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他形式存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据；

会计数据是指记账凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表等数据。

（二）电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责，一般不允许借阅。如有特殊需要，经秘书长或理事长批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严谨在会计档案上涂画、拆封和抽换。

（三）会计电算化的数据，必须每年备份。

（四）会计档案要严格保密，按规定期限保管。

（五）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体保管期限约定参考《财务管理办法》。

（六）保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

1、由基金会档案管理人同电算会计主管提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2、秘书长或理事长在会计档案销毁清册上签署意见。

3、销毁会计档案时，应当由档案负责人和电算会计主管共同监督销毁；

4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对索要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告基金会负责人。

第四章 监督与检查

第九条 电算会计主管要对会计数据进行分析、为经营决策提供详细准确的财务信息。

第十条 在监督与检查过程中，发现内部控制的薄弱环节，要及时纠正和完善，发现重大问题要向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施加以纠正和完善。

第五章  附  则

第十一条 本办法未尽事宜，依据《基金会管理条例》和本基金会章程的规定办理。

第十二条 本办法自理事会2024年 5月7日审议通过之日起施行，秘书长监督实施。

第十三条 本办法的修订由秘书长提出修改意见，报理事会审议通过后施行。